Kỹ Thuật Xác Nhận Khối Lượng Khi Thay Đổi Visa

Trong lĩnh vực xây dựng và quản lý dự án tại Việt Nam, việc xử lý thay đổi visa (điều chỉnh hợp đồng) và xác nhận khối lượng công việc là hai yếu tố then chốt ảnh hưởng đến tiến độ và tài chính của dự án. Bài viết này sẽ phân tích các kỹ thuật thực tế giúp nhà thầu và chủ đầu tư nâng cao hiệu quả quá trình này, đồng thời tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.

Hiểu rõ bản chất của thay đổi visa
Thay đổi visa phát sinh khi có sự điều chỉnh về phạm vi công việc, vật tư hoặc thiết kế so với hợp đồng ban đầu. Đây không đơn thuần là thủ tục hành chính mà cần được xem như một phần của quy trình quản lý rủi ro. Ví dụ, một dự án xây dựng cầu đường có thể cần thay đổi vật liệu do thiếu hụt nguồn cung, đòi hỏi việc điều chỉnh phải được ghi nhận kịp thời để đảm bảo thanh toán hợp lệ.

Lập hồ sơ chi tiết từ giai đoạn đầu
Một sai lầm phổ biến là chỉ tập trung vào việc xác nhận khối lượng khi dự án gần hoàn thành. Thực tế, việc ghi chép và lưu trữ tài liệu cần được thực hiện ngay từ khi phát sinh thay đổi. Sử dụng phần mềm quản lý công trường như BIM 360 hoặc Aconex giúp tự động hóa việc lưu trữ biên bản làm việc, hình ảnh hiện trường và chữ ký điện tử. Đặc biệt, cần chụp ảnh kèm tọa độ GPS để chứng minh tính xác thực của các hạng mục điều chỉnh.

Tối ưu hóa quy trình phê duyệt
Theo thống kê từ Hiệp hội Xây dựng Việt Nam, 40% tranh chấp phát sinh do chậm trễ trong phê duyệt thay đổi visa. Để giải quyết vấn đề này, các bên nên thiết lập cơ chế phản hồi theo từng giai đoạn:

• Giai đoạn 1 (24 giờ đầu): Gửi thông báo bằng văn bản và email
• Giai đoạn 2 (3 ngày): Tổ chức họp đánh giá tác động
• Giai đoạn 3 (7 ngày): Hoàn thiện biên bản kỹ thuật

Áp dụng tiêu chuẩn đo lường minh bạch
Việc xác định khối lượng công việc thay đổi cần tuân thủ các tiêu chuẩn như TCVN 5643:2020 về đo bóc khối lượng. Trường hợp dự án có yếu tố nước ngoài, nên tham chiếu thêm tiêu chuẩn FIDIC để tránh khác biệt trong cách diễn giải hợp đồng. Một mẹo nhỏ là sử dụng đơn vị đo lường quốc tế (m, kg) thay vì đơn vị địa phương (thước, tạ) để giảm thiểu nhầm lẫn.

Xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược
Khảo sát 50 nhà thầu tại TP.HCM cho thấy, những đơn vị duy trì mối quan hệ tốt với tư vấn giám sát có tỷ lệ phê duyệt thay đổi visa nhanh hơn 65%. Điều này đạt được thông qua việc tổ chức định kỳ các buổi training chung về quy chuẩn kỹ thuật và cập nhật văn bản pháp lý mới.

Ứng dụng công nghệ định lượng rủi ro
Các công cụ như Monte Carlo Simulation cho phép dự báo tác động tài chính của thay đổi visa trước khi triển khai. Ví dụ, khi đề xuất thay đổi vật liệu ốp tường, hệ thống có thể tự động tính toán ảnh hưởng đến tổng mức đầu tư và thời gian thi công dựa trên dữ liệu lịch sử.

Kết hợp yếu tố pháp lý và kỹ thuật
Bộ Xây dựng Việt Nam quy định rõ tại Thông tư 09/2021/TT-BXD về việc lập hồ sơ thay đổi visa. Tài liệu cần đảm bảo 3 thành phần chính:

1. Biên bản hiện trường có chữ ký 4 bên (chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát, ban quản lý)
2. Bản vẽ shopdrawing được phê duyệt
3. Báo cáo đánh giá tác động đến môi trường (nếu có)

Phần
Việc làm chủ các kỹ thuật xác nhận khối lượng khi thay đổi visa không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp mà còn là cơ sở để tối ưu hóa lợi nhuận. Bằng cách kết hợp giữa công nghệ, quy trình chuẩn và chiến lược giao tiếp hiệu quả, các doanh nghiệp có thể biến thách thức thành cơ hội phát triển bền vững.